股东会决议？董事会决议？该如何抉择？（下）

在上一篇微信推文中，笔者借由公司内部决议审查中的一个问题，对公司法相关规定进行了简单梳理。下文将重点阐述公证机构该如何审查公司内部决议。

公证机构在什么情况下需要审查

公司内部决议？

以公司营业执照载明的经营范围作为标准，如果申请办理的公证事项与其公司的经营范围相关，则其法定代表人或授权代理人即可代表公司申办相关公证，无需审查公司内部决议。反之，如申请办理的公证事项明显超出公司的经营范围，则需要审查公司内部决议。

公证机构对公司内部决议是形式审查？

还是实质审查？

对于这个问题，一直存在争议。虽然对于公司内部决议没有明确的审查规则，但基于《公证法》、《公证程序规则》对公证机构的定位以及普通公众对公证的认知，对公司的内部决议仅承担形式审查责任显然不符实际，有逃避审查责任之嫌。

笔者注意到，在涉及债务人（担保人）公司提供给金融机构的公司内部决议争议案例中，人民法院大都支持金融机构仅承担形式审查的责任。目前主流观点认为，《公司法》第十六条有关公司对外担保的规定，在规范属性上属于管理性规定，而非效力性规定。如公司章程规定了公司对外担保的程序，即使公司未履行程序或者履行程序不适当，其对外所签订的担保合同仍然有效。接受公司担保的一方仅具有形式审查义务，公司内部决议程序的真实性和有效性存在瑕疵，在相对方不知情的情况下不影响相关担保合同的效力。

但这仅是针对金融机构等债权人，并不能作为公证机构仅对公司内部决议采取形式审查的充分依据。对于金融机构的要求确实不宜过高，这更多的是体现维护金融市场交易安全的价值取向。

笔者认为，公证机构对公司内部决议应当进行实质审查。对公证人而言，你是法律领域的专家，应当严格审查公司内部决议的真实性、合法性，以免影响所办公证的效力。笔者注意到，在上海地区法院的判决中对公证机构审查公司内部决议采取的是实质审查的要求。

公证机构如何把握审查边界？

公证机构对公司内部决议的审查内容应当重点把握以下两个方面：

1

合法性审查

公司内部决议形式与内容是否符合《公司法》、《公司章程》的规定？是董事会决议，还是股东会决议？依据是《公司法》、《公司章程》的规定。

在适用《公司法》的相关规定时，应当注意区分不同形式的公司（有限责任公司、股份有限公司），适用相应的法条。另外对于一人公司、国有独资公司以及公司对外担保等特别规定，应当重点关注。

《公司章程》作为公司的“宪法”，应当给予重视。过去的公司章程很多都是模板化、格式化，但近年来随着公司治理理念的进步，公司章程的个性化条款越来越多。如对公司对外担保的限制、不同担保金额的授权等条款并不鲜见。根据《公司章程》，审查公司内部决议形式与内容是否符合相关规定，应成为公证机构的审查常态。需要强调的是，《公司章程》应当以工商行政管理部门备案的公司章程为准。

公证机构根据《公司法》、《公司章程》的相关规定，主要是对公司内部决议的形式与内容进行合法性审查，不宜扩大到对相关会议的召集、召开程序进行审查。

2

真实性审查

公司内部决议是否是表决人的真实意思表示。此审查在实践中，争议较大，也是容易出现问题的地方。实践中，公司决议文件上的签名、印鉴出现虚假的情况并不少见，最常见的就是股东之间的代签。对于签名、印鉴的真实性核实确实存在一些实际困难。公证机构对公司内部决议的审查应当将重点放在决议内容是否是表决人的真实意思表示上，而非签名、印鉴本身的真实性。

公证机构在实际审查核实时，可以采取当面、电话、传真、在线视频等多种方式核实表决人对所表决的公司决议内容是否是其真实意思表示，以此判断公司内部决议的真实性。表决人是自然人的，向其本人核实；表决人是法人的，向其法定代表人核实。

笔者认为，真实性审查是实质审查的核心，不进行审查核实，一旦出现虚假情形，公证机构难辞其咎。

由“审查边界”引出的问题思考

审查内容仅上述两个方面？是否足够？可能还会有以下疑问：

问题1：需要审查股东（大）会的会议召集程序是否合法吗？

根据公司法及相关司法解释的规定，股东（大）会的会议召集程序不合法，股东可以行使撤销权。但未经撤销的公司决议，仍为有效。公证机构根据当时有效的公司决议办理公证，即使该决议后被撤销，公证机构应无需承担过错赔偿责任。当然实践中，如公证机构在办理公证时知悉，股东已提出撤销之诉或即将提起撤销之诉，较为稳妥的处理应是暂停公证事项的办理，等待相关诉讼结果。

问题2：需要向其他未参与表决的公司股东核实吗？

有股东未参与表决，存在的主要可能性，要么是股东（大）会召集人未履行通知义务，要么是股东接到通知但放弃表决。第一种可能，即是问题1的情形，无需赘述。第二种可能，应视为股东放弃行使股东权利，只要同意股东（大）会决议的股东所持股权（股份）比例符合《公司章程》、《公司法》的规定，则该决议应为有效。

公证机构对公司内部决议的审查，主要还是要解决好审查边界的问题。此文仅是笔者的几点不成熟的思考，实践中如何把控，还需仁者见仁、智者见智。